スクラップ・アンド・ビルドってファイリングシステムだと時間が無駄になりそう! | Sapphire

スクラップ・アンド・ビルドってファイリングシステムだと時間が無駄になりそう!

kingfisher

なんとなく仕事がはかどらない気がすることってありませんか?そんなときは魔の時間帯なのかもしれません。なにかを変えれば効率的だし仕事の能率もアップしそうな感じでついつい今までのファイリングシステムをいじりたくなったりもして・・・

フラッシュアイデアが湧いてくる魔の瞬間!

気分手転換なら外へ出かけるのが一番いい方法なのかもしれません。資料を適当にバッグに放り込んでスターバックスでちょっと軽くお仕事!なんとなくノマドワーカーの気分になったりもします。気持ちが内側へ向かっている時なら即効で聞きそうです。

スターバックスでフラペチーノなどを楽しみながら仕事をしている気分だけ味わうのが最高の楽しみなのかもしれません。間違っても本気で仕事をしてはいけません。仕事が行き詰まったからスターバックスまで出かけてきたわけですから気分転換重視の目線は外せませんね。

ところで仕事熱心でどこかに改良できるところは無いだろうかとつい考え込んでしまうタイプに多いのが整理整頓の仕方を変えたい!という気分なのでしょう。

計算上は仕事がはかどりそうなレイアウトは出来ても現実には機能しなかったりもします。ファイリングシステムを変更した途端に問い合わせが入ってその資料がどこにあるのか行方不明になってしまうことも多そうです。

慣れるまでの辛抱だとはいっても急ぎの問い合わせだとせかされてしまい書類の山を片っ端から探し回ることも多いのでしょう。

ビジネスマンが年間で捜し物に費やす時間の多さなどどのビジネス書にも載っています。片付けなければ時間のロスが発生しなかったのになんとなく変更したファイリングシステムのおかげで余計な仕事が増えてきたりすることもあります。

無駄な物は保存せずに捨てる!

捜し物の量と保存してある資料の量は比例しています。少ない物たちなら簡単に探し出せるのにその数が多くなると途端に面倒になってきます。そのための解決策としてすべての物に分類記号をつけてインデックスを部屋のどこかの定位置に貼っておくことを推奨しているビジネス書もあります。

でもいちいちインデックスを作るぐらいなら大体の見当でわかる量まで物の量を減量すべきでしょう。いちいち資料や物が追加されただけでインデックスに追加しておくのは気持ちの負担になったりもします。

仕事を気持ちよく進めたいのなら今のところ順調に機能しているファイリングシステムを気分だけで変更しないほうがよさそうです。

会社だったら消耗品の数はきちっと管理しなければなりません。だからボールペン1本でも廃棄したら廃棄と記載しなければならないフォーマットを作成している会社もあります。

数が多いので不足してもすぐに購入することは難しいのかもしれません。それに消耗品費とか経理上処理しなければならない事柄もありますし・・・

でも会社の備品購入とは違い自分でする仕事ならうまくいっていることは変えないことも大切なのかもしれません。

行き詰まったのはファイリングシステムではないことも多いわけですし気分が煮詰まっただけなのでやはり外へと気分を逃がさなければなりません。

スターバックスのフラペチーノはそういう時によく効く特効薬なのかもしれませんね。

いかがでしたか?うまくいっているのなら変えない!これもビジネスの鉄則らしいんですがいくら古くてもお客さまが入る店を下手にオシャレに改造した途端に客足が遠のくことも多いようです。ファイリングシステムも変える必要もないのなら変えないほうがいいのかもしれません。

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