最優先事項!重要で緊急でも週間計画が立たない時 | Sapphire

最優先事項!重要で緊急でも週間計画が立たない時

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毎週の終わりには翌週のプランを立てるのがビジネスの常識なのでしょう。緊急・重要のマトリックスにもあるように緊急な事柄よりも重要な事柄に時間を投資するほうがいいようです。その最重要事項なのに優先順位が付けられないという悩みはどこからくるのでしょうか?

緊急で重要なら誰でもやるけど!

緊急性の強い事柄に追いかけられている時間管理はそもそも時間管理の失敗だとされています。緊急性が高い事柄はクレーム処理だとか期限のある企画書作成だったりいろいろでしょう。

重要な事柄は後回しにされるのは緊急な仕事を持ちすぎているかららしいんです。急ぎ対応を望む!などのメールのメッセージを見ると気が重くなってしまいますね。

期限に交渉の余地があればいいのですが他人の数が増えると全員の了解は取り付けにくくなります。つまり期限に追われる時間管理の日々が待ち構えているわけです。でもちょっとだけ問題があります。

その仕事は時給換算すると安いのですか?それとも高いのでしょうか?

安い時給でも超多忙なら仕事選びに問題があるのかもしれません。ブラック企業に勤めているとか・・・

時給換算でもかなりいい時給なら責任も重い出来るビジネスマンなのでしょう。緊急な仕事の中から部下にデリゲートしなければなりませんね。

権限を委譲するわけですが部下に仕事を任せたり仕事を割り当てたりする能力も問われる立場なのでしょう。

それが出来ないのは部下がいないかそれとも自分で処理しなければならない仕事を抱え込みすぎているからなのかもしれません。

それでは重要な仕事はいつまでたっても手がけられません。

最重要事項は期限のある仕事?

他人とのコンタクトが必要な仕事はスケジュール管理なのだと思います。でもタスクはどうなっているのか難しいところなのでしょう。

夢が叶うのは期限があるからだと思います。無限の彼方にその夢があるのなら永遠に叶うことの無い夢の世界だからです。

緊急な仕事を減らせる職場に転職したり再就職するのはキャパを超えた仕事を要求される会社には長く勤めていてもあまりいいことがないからもあります。そこまでゆとりのない会社なら資金繰りも疑ってしまいます。なんとなく嫌な予感がしてきたりもして・・・

期限については他人との間で設定された期限と自分で設定した期限があります。他人との間に期限を設定するときはスケジューリングには十分に注意が必要になります。

問題は自分との約束などのように期限を自分で設定したケースでしょう。この期限はほとんど先送りされたりもします。自分との約束なのでペナルティーがないからなのかもしれません。

でも約束した自分に不信感を持ってしまいますね。だから先送りの連続になったりもします。

ではプランはどこに着目しなければならないかという重要なポイントですが期限を厳守することではなく大体このあたりには終わらせたいね!という単なる希望的な見通しだということを自覚しておかなければならないようです。

大体なので設定した期限を変更することもあり得ます。つまりゴールを最初に設定しなければプラン自体も立たないという微妙な関係があるので一応期限を立てることが重要なポイントでしょう。

そこから逆算して今月やることや今週やること・・・そして今日やることを決めるわけです。その週間プランが気になるところでしょう。

もっとも多い原因は最優先の仕事のみをできる環境にはいないということでしょう。複数の仕事を抱えているのが普通です。すると完成まで10日の仕事と完成までに3日の仕事が複雑に混じっています。

その中で最初にやることはその週にやらなくてもいい仕事を見つけ出すことでしょう。カットしなければ現実には実行できないわけですし・・・

いかがでしたか?最重要事項を設定するというのは頭の中だけの理解になっていることが多いようです。そういう時間管理はほとんど失敗するようです。

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