なぜか情報を1冊のノートにまとめると効率が悪くなる理由 | Sapphire

なぜか情報を1冊のノートにまとめると効率が悪くなる理由

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ノートでもサイズによって使いやすさが違ってきます。サイズとしてはA4サイズやA5サイズのノートが多いようですが最近B5サイズにも注目が集まっているようです。B5サイズのノートは小学生の頃から馴染みのあるサイズですし大学生になってもB5サイズのノートの愛用者が多いらしいんです。使い方によってもサイズにこだわるのが効果のあるノート術のようです。

ノートとバインダーの違い

最新の資料に差し替える場合はバインダーが向いています。ノートは綴じ式なので用紙を外したり追加することには向いていません。ですが情報を一冊のノートにまとめると非効率なくらい大量に情報が消えていったりして・・・

たとえば会社で使う備品などの使用量のチェック表はバインダー方式が多いのでしょう。現場で持ちだしたボールペンや様々な事務用品は持ちだした人がその都度記入しておかなければ備品の購入担当者が備品に欠品が生じているのかさえよくわかりません。しかも月末の備品は在庫の数が合わないことも日常的なのかもしれません。

備品持ち出し数は正確に絶対記入!といった標語がバインダーの表紙に貼ってあったりもします。これだけ徹底しても備品の数はなかなか合わないのが普通なのかもしれませんね。本当に備品発注担当者泣かせですね。

バインダーの用紙が足りなくなれば用紙を補充しておかなければなりませんし必要もない過去のチェック表は取り外して月別に他のバインダーへ移しておくわけです。

会社の仕事と個人的な事柄

情報は一冊のノートにまとめなさい!と言われるのは個人的な事柄だからでしょう。バインダーの欠点である書いた紙がバインダーから外して時間が経つと紛失するケースが多いこと・・・ それが理由なのかもしれません。

会社の場合は紙が紛失することよりも現場での記入漏れのほうがが気になりますね。バインダーから外した過去資料の行き先が決まっているからです。これらのバインダーから外した用紙の場合でも個人的な事柄だとわりと紛失します。全体としてのファイリングシステムがないからなのでしょう。

人気のモレスキンはコンパクトで使いやすいのですがアイデアを展開するには小さすぎますね。それでA4サイズのノートを使う仕事術などにも人気があります。

A4ノートはやがてほとんど持ち歩かなくなる

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アイデアは一瞬の閃きなどとよく言われています。もしも外出先でアイデアが閃いたとしてその瞬間にそのアイデアを捕捉して素早く展開出来ればいいのになぁ!などと期待していつでもA4のノートを持ち歩くのはほんの最初のうちだけでしょう。

たしかにマインドマップを描いてアイデアを展開するにはモレスキンでは小さすぎます。ですがモレスキンを使わなくなった文房具マニアでさえメモ魔のように絶えずメモ帳としてモレスキンに記入するのも最初だけだったりもします。

企画の仕事でもなければ次々とアイデアを書く紙が必要になるなどということもありません。そしてこういった大判のノートは途中までしか書かれずにゴミ回収日にゴミとして処分されたりもします。

バインダーの用紙は紛失しやすいのですがA4ノートはそのノートごと廃棄されたりもします。どちらにしても手元から消えてしまうので結局は同じようなことなのかもしれません。

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